Mail Archive Pro fügt Ihrem Outlook ein Menü und zwei Schaltflächen hinzu. Es verwendet dabei Outlooks COM Add-In Schnittstelle.

Sie können sehr flexibel definieren, welche Mails von Outlook zu MAP kopiert oder verschoben werden sollen. Für jeden Ordner in Outlook können eigene Regeln festgelegt werden. Der Import kann entweder manuell gestartet werden, oder automatisch in von Ihnen festgelegten Intervallen. Oder auch ereignisabhängig: sobald eine E-Mail in einen bestimmten Ordner kopiert oder verschoben wird, wird sie nach MAP übertragen.

Im Optionen-Dialog legen Sie den Interval fest, in dem die Auto-Imort-Regeln ausgeführt werden sollen. Wenn Sie das Feld frei lassen, können Sie den Import manuell starten. In diesem Dialog können Sie auch festlegen, daß MAP die Mails aus bestimmten Ordnern automatisch importiert, sobald sie dort erscheinen.

Mit MAP's Viewer haben Sie den vollständigen Überblick über Ihre E-Mails: Sie können schnell und komfortabel suchen, organisieren, sortieren, gruppieren, antworten, weiterleiten... Im Bild wurde eine Volltext-Abfrage ausgeführt, indem einfach "paul report requested" in die Schnellstart Textbox oben rechts eingegeben wurde. Sobald die Enter-Taste gedrückt wurde, hat MAP diese Suchbegriffe in die korrekte Syntax übersetzt, wie Sie in der Drop Down-Liste oberhalb der Tabelle sehen können, und die Abfrage ausgeführt. Die Volltextsuche dauerte 3 Sekunden, wobei 35.000 Mails und 6000 Dateianhänge durchsucht wurden. 12 Mails wurden gefunden.
In der Abbildung sind die Treffer nach Absender und Kalenderwoche gruppiert. Sie können jede gewünschte Gruppierung und Sortierung schnell und einfach mit der Maus erstellen, direkt in der Tabelle.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Tabellenzeile klicken, wird zur E-Mail ein passendes Kontext-Menü geöffnet, in welchem Sie direkt Abfragen starten können und vieles mehr.

Der Suchen-Dialog ist optimiert um schnell und einfach Suchbedingungen zu erstellen. Haben Sie in Outlook auch schon einmal "manuell gesucht", anstatt eine Suchbedingung einzugeben, weil dies einfach zu aufwändig ist? Sehen Sie... In MAP geben Sie die relevanten Suchbedingungen auf einfach Weise ein. Ausserdem brauchen Sie die Suche nicht ordnerweise einzugrenzen, weil die Suche über alle Mails auch nicht länger dauert, als über einzelne Ordner. Suche nach Namen statt nach E-Mail Adressen, Schalter für die gängigen Datumsbereiche, automatisches Speichern der letzten 30 Suchbedingungen sowie beliebig vieler nicht temporärer Suchbedingungen usw.
Das Suchergebnis wird unmittelbar nach dem Starten der Suche angezeigt. Für Outlook Anwender zunächst ein ungewohntes Gefühl. Dabei spielt es fast keine Rolle, wieviel E-Mails und Attachments Sie gespeichert haben. Dank des Index Servers und der intelligent konzipierten relationalen Datenbank wird Suchen zu einer Tätigkeit, die Spaß macht - und der fast immer Finden folgt!

Die Dateianhang-Liste ist ein praktisches Werkzeug, welches alle Dateianhänge aus allen in MAP gespeicherten E-Mails in einer übersichtlichen Liste anzeigt, welche beliebig gruppiert und sortiert werden kann.
Sie können jede Datei direkt öffnen, unter einem anderen Namen speichern, in die Zwischenablage kopieren und vieles mehr.

In diesem Dialog haben Sie Zugriff auf alle Kontakte. Sie können Kontakte zufügen, bearbeiten, zusammenführen, oder den Kontakten E-Mail Adressen zuordnen In der Textbox oberhalb der Liste können Sie Suchbegriffe eingeben, nach denen dann unmittelbar gesucht wird.