MS Outlooks .pst-Datei ist eine Datenbank. In Datenbanken werden oftmals gelöschte Elemente nur als gelöscht gekennzeichnet, nicht aber wirklich gelöscht. Somit sind sie immer noch vorhanden und deshalb wird auch die Dateigrösse nicht geringer. Um diese als gelöscht gekennzeichneten Elemente tatsächlich aus der .pst-Datei zu löschen, muss man in Outlook die Funktion "Komprimieren" aufrufen.

So komprimieren Sie eine .pst-Datei in Outlook 2003:

• Klicken Sie in Outlook im Menü Datei auf Datendateiverwaltung
• Klicken Sie auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen
• Klicken Sie auf Jetzt komprimieren
Mit älteren Outlook-Versionen gehen Sie wie folgt vor:

So komprimieren Sie eine .pst-Datei in Outlook 2000 und 2002:

• Aktivieren Sie im Menü «Ansicht» die «Ordnerliste». Sie sehen nun links im Outlookfenster alle Ihre Ordner aufgelistet
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner «Persönliche Ordner»
• Aus dem Kontextmenü wählen Sie «Eigenschaften für "Persönliche Ordner"»
• Klicken Sie unten rechts im sich öffnenden Fenster auf den Knopf «Erweitert...»
• Klicken Sie nun auf den Knopf «Jetzt komprimieren», und die gelöschten Objekte werden endgültig aus Ihrer pst-Datei entfernt

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